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INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI SENSI DEGLI ARTT. 13 -14 Regolamento UE 2016/679

La informiamo che in relazione al rapporto contrattuale con Lei in essere, la società Helaglobe S.r.l. è tenuta a trattare dati che La riguardano, qualificati come “dati personali” ai sensi del Regolamento Europeo n. 679/2016 (sin d’ora anche GDPR). Pertanto, conformemente a quanto previsto dall’art. 13 della predetta normativa siamo a fornirLe le seguenti informazioni:

Titolare del trattamento e responsabile della protezione dei dati personali

1.1 – Il Titolare del trattamento è la società Helaglobe S.r.l., con sede legale in 50132 Firenze (FI), via Leonardo da Vinci n. 16, P. IVA: 06326550487.

1.2 – Il Titolare può essere contattato a mezzo posta elettronica ordinaria o certificata ai seguenti indirizzi: helaglobe@pec.it; info@helaglobe.com.

Natura dei dati trattati

2.1. Per il corretto svolgimento del rapporto contrattuale con Lei in essere, nonché per adempiere alle prescrizioni di legge, abbiamo la necessità di trattare i Suoi dati personali definiti come “comuni” ovvero di informazioni che non comprendono categorie particolari di dati o “dati giudiziari”.

Fonte e natura dei dati personali

3.1. La Helaglobe tratterà: a) i dati che sono stati acquisiti in maniera lecita da fonti pubbliche (nel caso in cui l’abbiamo contattata); b) i dati che sono stati da Lei forniti in sede di sottoscrizione del contratto di collaborazione professionale (es dati anagrafici, informazioni presenti nel curriculum vitae inviati, dichiarazioni etc.); c) quelle informazioni a Lei riferibili acquisite in corso di esecuzione del rapporto contrattuale (es. immagini e/o registrazioni raccolte in sede di partecipazione webinar, convegni/focus group organizzati da Helaglobe S.r.l.).

Finalità del trattamento, base giuridica e durata

4.1. I Suoi dati personali verranno trattati per le seguenti finalità:

• Consentire la conclusione del contratto di collaborazione e le relative attività preliminari, la sua esecuzione e l’adempimento da parte di Helaglobe S.r.l delle conseguenti prestazioni ed obbligazioni, comprese tutte le formalità amministrative e contabili;
• Valutazione del rispetto degli standard contrattuali nonché delle prestazioni professionali da Lei svolte;
• Adempimento di obblighi legali anche connessi al rapporto con Lei in essere;
• Difesa di un diritto in sede di contenzioso;
• Invio a mezzo e-mail, posta e/o sms e/o contatti telefonici e/o newsletter, di comunicazioni commerciali e/o materiale pubblicitario su prodotti o servizi offerti da Helaglobe S.r.l. nonché invio di comunicazioni relative ad eventi organizzati dalla stessa.
• Pubblicazione sul sito web e/o sulle pagine social di Helaglobe S.r.l. e/o su documentazione scientifica prodotta da Helaglobe S.r.l.

4.2. Le basi giuridiche del trattamento sono così individuate:

• Necessità di eseguire il contratto di cui l’interessato è parte o eseguire misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso. Tale base giuridica riguarda il trattamento eseguito per le finalità indicate ai punti a), b) del precedente paragrafo 4.1.
• Necessità di adempiere ad un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento. Tale base giuridica riguarda il trattamento eseguito per le finalità di cui ai punti c), del precedente paragrafo 4.1.
• Necessità di accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria. Tale base giuridica riguarda il trattamento eseguito per le finalità di cui al punto d) del precedente paragrafo 4.1.;
• Consenso. Tale base giuridica riguarda il trattamento dei dati personali eseguito per le finalità indicate al punto e) ed f) del precedente paragrafo 4.1. Le ricordiamo che potrà revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento eseguito prima della revoca dello stesso.

4.3. Il Titolare tratterà i dati personali per il tempo necessario per adempiere alle finalità di cui sopra e comunque per non oltre 10 anni dalla cessazione del rapporto. Decorso questo periodo i Suoi dati saranno cancellati o anonimizzati.

Con riferimento specifico alla finalità di cui al precedente punto 4.1, lett.e) ed f) il trattamento sarà eseguito sino alla revoca del consenso. All’esito i Suoi dati saranno cancellati o anonimizzati.

Modalità del trattamento

5.1 – Il trattamento dei dati si svolgerà nel pieno rispetto delle libertà fondamentali senza ledere la riservatezza dell’interessato e la sua dignità, adottando sempre principi ispirati alla correttezza, liceità e trasparenza e per scopi non eccedenti rispetto alle finalità della raccolta.

5.2 – Il trattamento sarà effettuato con sistemi manuali ed automatizzati, adottando tutte le misure di sicurezza idonee a garantire la riservatezza e l’integrità dei dati, atti a memorizzare, gestire e trasmettere i dati stessi, con logiche strettamente correlate alle finalità sopra specificate, sulla base dei dati in nostro possesso e con l’impegno, da parte dell’interessato, di comunicarci tempestivamente eventuali correzioni, integrazioni e/o aggiornamenti.

Obbligo o facoltà di conferire i dati

6.1. – Il conferimento dei propri dati personali necessari per adempiere ad obblighi contrattuali o normativi risulta essere di fatto necessario al corretto adempimento degli obblighi contrattuali.

6.2 – L’eventuale diniego al conferimento, potrebbe comportare la mancata prosecuzione del rapporto contrattuale, del suo corretto svolgimento e degli eventuali adempimenti di legge, anche fiscali.

6.3 – Il conferimento dei dati finalizzati all’attività di cui al punto 4.1., lett e) ed f), è facoltativo. Il mancato conferimento non avrà incidenza sul rapporto contrattuale con Lei in essere ma comporterà l’impossibilità da parte di Helaglobe di inviarLe comunicazioni commerciali e/o materiale pubblicitario su prodotti o servizi offerti dalla stessa nonché inviarLe di comunicazioni relative ad eventi organizzati dalla stessa.

Comunicazione e diffusione

7.1 – I dati trattati non verranno comunicati a soggetti privi di autorizzazione concessa dal Titolare fatta salva la comunicazione o diffusione di dati richiesti, in conformità alla legge, da forze di polizia, dall’autorità giudiziaria, da organismi di informazione e sicurezza o da altri soggetti pubblici per finalità di difesa o di sicurezza dello Stato, di prevenzione, di accertamento o repressione dei reati.

7.2 – Tali dati potranno essere comunicati al fine di consentire l’adempimento degli obblighi contrattuali o di legge:

• a tutti i soggetti cui la facoltà di accesso a tali dati è riconosciuta in forza di provvedimenti normativi;
• agli incaricati ed ai responsabili del trattamento designati dalla Helaglobe S.r.l.;
• a tutte quelle persone fisiche e/o giuridiche, pubbliche e/o private (studi di consulenza fiscale, Pubbliche Amministrazioni, etc.), quando la comunicazione risulti necessaria o funzionale allo svolgimento della nostra attività e nei modi e per le finalità sopra illustrate.

7.3 – I suoi dati, previo rilascio di suo specifico consenso, potranno essere pubblicati sul sito web e/o sui canali social di Helaglobe e/o su documentazione scientifica prodotta da Helaglobe S.r.l.

Trasferimento dei dati fuori dell’Unione Europea

8.1. – I Suoi dati personali potranno essere liberamente trasferiti fuori del territorio nazionale a Paesi situati nell’Area Economica Europea (EEA).  Facciamo presente che la struttura informatica del Titolare prevede l’archiviazione dei Vs dati personali con tecnologia Cloud Computing. È pertanto possibile che le Vostre informazioni possano essere trasferite in un paese non appartenente all’AEE. Vi ricordiamo che i suddetti fornitori di servizi cloud sono stati nominati espressamente quali Responsabili del Trattamento dei dati personali e che vengono predisposte ed assicurate tutte le garanzie di legge per assicurare il rispetto della normativa prevista dal Regolamento UE n. 679/2016 (Decisioni di adeguatezza da parte della Commissione Europea o Standard Contract Clauses).

Elenco dei responsabili del trattamento

9.1 – L’elenco aggiornato dei responsabili e degli incaricati del trattamento è custodito presso la sede legale del titolare del trattamento.

Profilazione e Diffusione dei dati

10.1- I Suoi dati personali non sono soggetti a diffusione né ad alcun processo decisionale interamente automatizzato, ivi compresa la profilazione.

Diritti dell’interessato

11.1. Tra i diritti a Lei riconosciuti dal GDPR rientrano quelli di:

• chiedere al Titolare del Trattamento l’accesso ai Suoi dati personali ed alle informazioni relative agli stessi; la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti; la cancellazione dei dati personali che La riguardano (al verificarsi di una delle condizioni indicate nell’art. 17, paragrafo 1 del GDPR e nel rispetto delle eccezioni previste nel paragrafo 3 dello stesso articolo); la limitazione del trattamento dei Suoi dati personali (al ricorrere di una delle ipotesi indicate nell’art. 18, paragrafo 1 del GDPR);
• richiedere ed ottenere dal Titolare del trattamento – nelle ipotesi in cui la base giuridica del trattamento sia il contratto o il consenso, e lo stesso sia effettuato con mezzi automatizzati – i Suoi dati personali in un formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico, anche al fine di comunicare tali dati ad un altro titolare del trattamento (c.d. diritto alla portabilità dei dati personali);
• opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei Suoi dati personali al ricorrere di situazioni particolari che La riguardano;
• proporre reclamo a un’autorità di controllo (Autorità Garante per la protezione dei dati personali – www.garanteprivacy.it).

Le chiediamo cortesemente di segnalarci tempestivamente ogni eventuale variazione dei Suoi dati personali in modo da poter ottemperare all’art. 11, lettera c) della suddetta normativa che richiede che i dati raccolti siano esatti e, quindi aggiornati.